In diesem Kurs erfahren Sie, wie Sie Ihr Büro digital und rechtssicher organisieren – mit einem klaren Schwerpunkt auf Finanzprozessen und digitaler Rechnungsprüfung. Sie lernen die GoBD-konforme Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen, den Umgang mit E-Rechnungen (z. B. XRechnung/ZUGFeRD) sowie die revisionssichere Archivierung und Schnittstellen zu Steuerberater oder eigener Finanzbuchhaltung kennen.

Ergänzend dazu werden die digitale Personalakte mit DSGVO-konformer Ablage – einschließlich der gesetzlichen Verpflichtung zur geordneten Vorhaltung von Entgeltunterlagen nach Sozialversicherungs- und Lohnsteuerrecht – sowie digitales Vertragsmanagement mit digitalen Signaturen behandelt. Die Inhalte werden beispielhaft anhand eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) demonstriert; im Kurs wird dazu DocuWare als Beispielsystem genutzt, die Konzepte sind aber auf andere Lösungen übertragbar.

Inhalte:

1. Digitale Finanzprozesse und Rechnungsprüfung

• GoBD-konformer Rechnungsworkflow im DMS: vom Eingang (Papier, PDF, E- Rechnung) über Prüfung und Freigabe bis zur Archivierung
• Digitale Rechnungsprüfung mit Workflows: fachliche und formale Prüfung, Vier- Augen-Prinzip, Eskalationen und Vertretungen
• Umgang mit E-Rechnungen (z. B. XRechnung, ZUGFeRD): Import ins DMS, Datenerkennung, Validierung, typische Fehler
• Übergabe geprüfter Rechnungen an Steuerberater oder eigene Fibu-Systeme (z. B. über Exporte/Schnittstellen)

• Revisionssichere Archivierung von Belegen im DMS (Unveränderbarkeit, Protokollierung, Aufbewahrungsfristen, Vorbereitung auf Betriebsprüfungen)

2. Digitale Personalakte

• Aufbau einer digitalen Personalakte im DMS: Struktur, Register, Suchmöglichkeiten
• Gesetzliche Pflicht zur geordneten und vollständigen Aufbewahrung von Entgeltunterlagen (u. a. nach Sozialgesetzbuch, Lohnsteuer- sowie handels- und steuerrechtlichen Vorschriften) und deren digitale Umsetzung im DMS
• Aufbewahrungsfristen, Nachweis- und Vorlagepflichten bei Prüfungen der Rentenversicherung und Finanzverwaltung und deren praktische Bedeutung für digitale Personalakten
• DSGVO-konformer Umgang mit Mitarbeiterdaten, inklusive Zugriffs-, Lösch- und Sperrkonzepten
• Rollen- und Berechtigungskonzepte im DMS (wer darf was sehen/bearbeiten?)
• Typische HR-Prozesse im digitalen Workflow: Bewerbungen, Arbeits- und Entgeltunterlagen, Abmahnungen, Beurteilungen, Zeugnisse

3. Digitales Vertragsmanagement

• Zentrale Verwaltung von Verträgen im DMS (z. B. Dienstleistungs-, Miet-, Liefer- und Arbeitsverträge) mit Fristen- und Terminüberwachung (Verlängerungen, Kündigungsfristen, Preisanpassungen)
• Abbildung des Vertragslebenszyklus: Erstellung, fachliche und rechtliche Prüfung, interne Freigaben, Versionierung, Ablage der finalen Fassung
• Einsatz digitaler Signaturen im Zusammenspiel mit dem DMS (z. B. einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur) unter Berücksichtigung der rechtlichen Rahmenbedingungen
• Verknüpfung von Verträgen mit Finanz- und Personalprozessen, etwa für wiederkehrende Zahlungen, Budgetzuordnung oder personalbezogene Vereinbarungen
• Dokumentation von Zuständigkeiten, Zeichnungsberechtigungen und Freigabewegen, um Anforderungen aus Compliance- und Prüfungsanforderungen besser erfüllen zu können

Lernziele

Nach dem Kurs können Sie:

• die wesentlichen GoBD-Anforderungen auf Ihren digitalen Rechnungsprozess anwenden und E-Rechnungen (XRechnung/ZUGFeRD) in Ihre Abläufe integrieren
• einen durchgängigen digitalen Workflow für die Rechnungsprüfung konzipieren und sinnvolle Schnittstellen zu Steuerberater oder eigenem Fibu-System definieren
• die Struktur einer digitalen Personalakte unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben zur Vorhaltung von Entgeltunterlagen aufbauen

• ein grundlegendes Konzept für digitales Vertragsmanagement mit Fristen- und Freigabeprozessen entwickeln
• revisionssichere Archivierungskonzepte für Belege, Personal- und Vertragsdokumente in einem DMS umsetzen

Zielgruppe

• Mitarbeitende in Buchhaltung, Finanzwesen, Controlling und Verwaltung
• Verantwortliche in Personalabteilung, Einkauf und Projektabrechnung
• Inhaber:innen und Führungskräfte kleiner und mittlerer Unternehmen, die ihre Büroprozesse digitalisieren müssen oder wollen

Vorkenntnisse in Recht oder IT sind nicht erforderlich, ein sicherer Umgang mit PC und E- Mail ist jedoch von Vorteil.